L’été est propice au relâchement … ou à la concentration. Avec le projet de rédiger une suite à « Gérer ses photos numériques », je relis les notes et interviews réalisés depuis… vingt ans. Ici, quelques textes publiés en ligne durant une période où j’ai pu disposer pour une fois d’un peu de temps. Ceci après mon départ des laboratoires Picto qui avaient décidé d’arrêter plus ou moins les services de gestion d’images proposés à ses clients. Un peu de temps en an 2000 pour caractériser les utilités des photothèques d’entreprises.
Diversité des fonds d'images numériques en entreprise, Daniel Hennemand, 2000
Sur une période de quinze années d’observation et d’analyse des activités Image dans l’entreprise, nous avons pu étudier l’évolution des méthodes d’indexation, d’organisation des documents; nous avons vu abandonner les fiches en carton au profit d’outils informatiques rudimentaires sans possibilité de visualiser l’image. Puis, nous avons pu observer l’extension de la zone d’action des services photothèques, l’agrégation des fonds satellites au sein de bases de données centralisées. Le développement des réseaux TCIP, Intranet et Internet, a fait littéralement exploser la diffusion de l’information. Quelle évolution attend donc les services documentaires d’entreprise ? L’interconnexion des réseaux, la participation d’un plus grand nombre d’acteurs et la généralisation des techniques numériques modifient radicalement le rôle du responsable. La géométrie des fonds se trouve modifiée. De nouvelles missions sont fixées par le management qui est guidé par la volonté de réaliser des économies d’échelle et d’améliorer de la qualité globale de la communication.
Les missions
- Participer à la construction de l’image de marque de l’entreprise
- Diffuser des contenus fiables
- Permettre la réutilisation des documents
- Simplifier les accès à l’ information
- Créer des synergies entre les différents services
- Accroître l’audience
Les actions
- Évaluer la pertinence des fonds iconographiques
- Optimiser la gestion documentaire
- Gérer la cohérence de la réalisation des images en phases de production / création et de post-production / transformation.
- Créer des liens entre le pôle documentaire et la gestion globale de l’entreprise : marketing, communication, RH.
Optimiser le fonctionnement d’un service documentaire, c’est esquisser les grandes lignes d’actions possibles en imposant et en garantissant :
- La pérennité des informations produites
- Les performances des solutions adoptées
- Un partenariat durable entre l’entreprise et les partenaires fabricants, interlocuteurs de la chaîne graphique.
Les responsables doivent acquérir un savoir faire de haut niveau :
- Une compréhension de la chaîne numérique est obligatoire pour optimiser une production en complet bouleversement.
- Une réorganisation du stockage des informations est imposée par la généralisation de la production de fichiers numériques.
- Une nouvelle sensibilité aux techniques de gestion informatique est nécessaire au choix des nouveaux outils de gestion de l’information et à la capacité de dialogue avec les différents intervenants externes et internes.
Cette évolution participera à la compréhension globale de la gestion des différentes productions :
- Images produits et services de l’entreprise,
- Images de l’entreprise
- Publications : catalogues produits, brochures, rapport annuel
- Edition multimédia : CD-Rom, DVD
- Sites Intranet / Internet
Les fonds documentaires seront amenés à prendre en compte progressivement l’ensemble des éléments de communication des entreprises : les aides visuels, les fichiers de PAO, les fichiers d’images retouchées et même la vidéo et le son, bref, tout ce que nous pouvons appeler le patrimoine numérique réutilisable de l’entreprise.
Pour mener à bien cette mutation, condition de la crédibilité future des services documentaires, il faudra démontrer la rentabilité des synergies entre les applications et favoriser la réorganisation des processus. La pérennité des informations produites et l’évolutivité des solutions retenues devront être garanties.
Gestion centralisée des documents, Daniel Hennemand 1992-2000
Daniel Hennemand, mai 2000
EDILLIA, la gestion des photothèques des entreprises
Mots-clefs : photothèque